先和小編一起來思考幾個(gè)務(wù)實(shí)的問題如果單位沒有公務(wù)用車，意思就是公司的資產(chǎn)賬上沒有車輛。那么……
單位來了客人，讓員工開自己的車去接一下，這個(gè)費(fèi)用怎么出？
老板自己的私車一直放公司，對(duì)員工說，你們要辦事就都開這個(gè)車去，老板的車很多，這個(gè)車就一直放公司大家用了。那車輛發(fā)生的費(fèi)用怎么能入到公司賬上？
員工自己的車平時(shí)都是自己使用，平時(shí)為單位市內(nèi)辦事，市外短途出差開了自己的車，這個(gè)費(fèi)用怎么出？
……
以上問題，我相信大部分公司都能遇到。特別是目前很多國(guó)企公務(wù)用車都改革了，單位基本只保留了僅有的幾輛供接待客人使用的公務(wù)車，其他的員工辦事基本沒有公車使用，那這種問題就越發(fā)凸顯出來了。
我們來看看日常比較常見的操作方式！
一、以交通補(bǔ)貼的方式處理
公務(wù)員公車改革后，就是按照級(jí)別給不同級(jí)別的人發(fā)放不同金額的車輛補(bǔ)貼，當(dāng)然這部分補(bǔ)貼就是工資薪金的組成部分，同一級(jí)別的人每個(gè)月補(bǔ)貼金額是一致的，那么有了這個(gè)津貼，你平時(shí)辦事這些就不能再單獨(dú)報(bào)銷任何費(fèi)用了。
這是一個(gè)好辦法，一方面不需要發(fā)票報(bào)銷「當(dāng)然也有采取用發(fā)票報(bào)銷方式領(lǐng)取補(bǔ)貼」，但不管你是直接現(xiàn)金方式發(fā)放還是報(bào)銷方式向職工支付的收入，均應(yīng)該視為個(gè)人取得公務(wù)用車補(bǔ)貼收入，按照工資薪金計(jì)算繳納個(gè)人所得稅。
《國(guó)家稅務(wù)總局關(guān)于個(gè)人因公務(wù)用車制度改革取得補(bǔ)貼收入征收個(gè)人所得稅問題的通知》（國(guó)稅函[2006]245號(hào)）第一條規(guī)定，因公務(wù)用車制度改革而以現(xiàn)金、報(bào)銷等形式向職工個(gè)人支付的收入，均應(yīng)視為個(gè)人取得公務(wù)用車補(bǔ)貼收入，按照“工資、薪金所得”項(xiàng)目計(jì)征個(gè)人所得稅。
注：對(duì)于這種交通費(fèi)補(bǔ)貼，計(jì)算個(gè)稅，各地還有不同的標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)準(zhǔn)以下免稅，標(biāo)準(zhǔn)以上征稅，這個(gè)需要看各地的具體政策。
另一方面，標(biāo)準(zhǔn)固定，方便核算和管理。單位人人有份，統(tǒng)一發(fā)放或統(tǒng)一報(bào)銷的補(bǔ)貼都并入工資計(jì)稅也并沒有任何稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。
但是這里面有個(gè)問題，就是不能兼顧公平。
補(bǔ)貼發(fā)放只考慮的級(jí)別差異，但是同一級(jí)別的人由于工作性質(zhì)不一樣，出門辦事的頻率肯定不一樣，比如老師是跑稅的，我經(jīng)常要出去辦事，另外一個(gè)崗位是總賬會(huì)計(jì)，一年到頭也沒幾次出門的。
你覺得公平嗎？
當(dāng)然也有企業(yè)為了公平合理，按照工作性質(zhì)也額外加了一個(gè)崗位額外補(bǔ)貼「特殊崗位多發(fā)點(diǎn)」，來平衡這種差異，這樣做的話就更合理了。
但是，你考慮的再周全也有臨時(shí)額外任務(wù)的發(fā)生，固定的補(bǔ)貼永遠(yuǎn)考慮不到臨時(shí)任務(wù)。
這種情況下也好辦，那就是單位在每個(gè)月度薪酬考核時(shí)候，可以加入出車單制度，員工對(duì)自己額外非崗位本職工作的臨時(shí)出車事項(xiàng)以及里程「這個(gè)需要公司以制度方式定下來，主要要包括里程的補(bǔ)貼金額」以填寫出車單方式提出補(bǔ)貼申請(qǐng)。
經(jīng)過審核「這個(gè)審核流程就看公司具體的管理要求」后增加到每個(gè)月工資里面。這點(diǎn)有點(diǎn)類似加班費(fèi)，多加班了就多發(fā)點(diǎn)。
好了，以上就是一種做法，采取車輛補(bǔ)貼方式來解決。
這種處理方式的優(yōu)點(diǎn)：
核算簡(jiǎn)單，可以不需要發(fā)票直接發(fā)放，標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，企業(yè)容易計(jì)算和管理。
這種處理方式的缺點(diǎn)：
全部計(jì)入員工個(gè)人工資，對(duì)于用車多的人來說，個(gè)人所得稅負(fù)擔(dān)重，形成我出去辦事多，我申請(qǐng)的交通補(bǔ)貼就多，補(bǔ)貼的金額如果在剛好能彌補(bǔ)了我的自用車輛費(fèi)用沒什么盈余了的話，我拿的多反而我的個(gè)人所得稅扣多，最后算下來我自費(fèi)出門辦事最后還虧了，干的多拿的少的現(xiàn)象又出現(xiàn)了。這比較要命！
二、建立報(bào)銷制度，據(jù)實(shí)報(bào)銷方式
好了，我們?cè)賮砜此杰嚬玫钠渌幚矸绞剑芏鄦挝徊幌氚堰@個(gè)當(dāng)成一個(gè)人人都按標(biāo)準(zhǔn)享有的補(bǔ)貼來發(fā)，他們覺得，我員工自己開車為公司辦事，事項(xiàng)合情合理，發(fā)生的費(fèi)用就應(yīng)該報(bào)銷。
這個(gè)說法，我覺得，沒毛病！該不該？該！
為什么沒有問題？很簡(jiǎn)單，《基本準(zhǔn)則》第十六條規(guī)定企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照交易或者事項(xiàng)的經(jīng)濟(jì)實(shí)質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)確認(rèn)、計(jì)量和報(bào)告，不應(yīng)僅以交易或者事項(xiàng)的法律形式為依據(jù)；第三十三條規(guī)定費(fèi)用是指企業(yè)在日常活動(dòng)中發(fā)生的、會(huì)導(dǎo)致所有者權(quán)益減少的、與向所有者分配利潤(rùn)無關(guān)的經(jīng)濟(jì)利益的總流出。
我私車公用發(fā)生的費(fèi)用完全是滿足會(huì)計(jì)準(zhǔn)則費(fèi)用定義的要求，是企業(yè)日常活動(dòng)中發(fā)生的與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)相關(guān)的費(fèi)用，我按照經(jīng)濟(jì)實(shí)質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)確認(rèn)，計(jì)量和報(bào)告，沒有任何問題！如果你不入賬反而不能反映企業(yè)真實(shí)業(yè)務(wù)，那才是隱匿費(fèi)用，會(huì)計(jì)信息失真的表現(xiàn)。
那怎么做？
會(huì)計(jì)有《準(zhǔn)則》，還得制定報(bào)銷憑制度。《準(zhǔn)則》是個(gè)方向，具體企業(yè)管理中還得在準(zhǔn)則的框架下建立符合企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的財(cái)務(wù)報(bào)銷制度，這樣大家都以統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行報(bào)銷核算，在業(yè)務(wù)真實(shí)性考察上才更符合內(nèi)部控制和管理要求。
沒有規(guī)矩就不成方圓，如果這個(gè)人報(bào)銷是這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，其他人又是另外一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，那對(duì)于費(fèi)用真實(shí)性問題就存在漏洞，也會(huì)導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息失真。
所以，建立制度是關(guān)鍵！
你可以單獨(dú)制度一個(gè)私車公用報(bào)銷制度，也可以在公司差旅費(fèi)報(bào)銷制度下加入私車公用的相應(yīng)規(guī)定。
制度其實(shí)主要規(guī)定報(bào)銷流程和報(bào)銷相關(guān)單據(jù)，當(dāng)然私車公用涉及員工安全問題老師覺得也很有必要規(guī)定一下。
報(bào)銷流程和單據(jù)就是具體怎么做？填寫那些單據(jù)，準(zhǔn)備那些票據(jù)？
包括出差前提出出車申請(qǐng)單「出差時(shí)間、出差地點(diǎn)、出差事由等」，出差完成后的出差總結(jié)報(bào)告，出差人員需要提供的報(bào)銷表格式「包括實(shí)際出差天數(shù)、發(fā)生的實(shí)際費(fèi)用、里程數(shù)等」
具體出差過程中的過路費(fèi)、停車費(fèi)等費(fèi)用可以憑票填寫報(bào)銷單，油費(fèi)這塊處理主要可以采用里程數(shù)來報(bào)銷并配以相應(yīng)的合法合規(guī)的加油費(fèi)發(fā)票。
制度里面規(guī)定主要的出差地點(diǎn)，一般長(zhǎng)途出差公司不會(huì)允許自己開車的，都是省內(nèi)出差，所以把省內(nèi)主要的市州公里數(shù)以制度的方式固定下來，實(shí)際出差就按照制度規(guī)定的里程采取每公里定額報(bào)銷多少錢的方式計(jì)算。
制度建立好了后呢？
制度建立好后，就按照制度執(zhí)行，報(bào)銷后直接可計(jì)入差旅費(fèi)。
涉稅問題這個(gè)大家比較關(guān)心
關(guān)鍵的涉稅方面嘛，大家感覺更關(guān)心，其實(shí)我們會(huì)計(jì)首先還是要關(guān)心的準(zhǔn)則對(duì)核算的要求，稅務(wù)的東西也重要，但是不是做賬的主導(dǎo)。
可能稅法現(xiàn)在真的太嚴(yán)格了，所以大部分會(huì)計(jì)看問題很多時(shí)候都沒從會(huì)計(jì)核算角度看問題，首先就是稅法滿足條件不，感覺就是只要稅法允許，我就能報(bào)銷，其實(shí)這根本就是兩回事。
我們?cè)谌粘：怂阒锌隙ㄊ窍瓤紤]會(huì)計(jì)制度要求，稅法的合規(guī)性要求我們也必須審視，報(bào)銷制度如果和稅法規(guī)定有差異，要么你就調(diào)整制度，要不你就進(jìn)行納稅調(diào)整。
正常情況下，我們都是既要滿足核算要求，又不產(chǎn)生納稅風(fēng)險(xiǎn)，所以會(huì)計(jì)制度制定完后，我們就要看看稅法上符合要求不，然后再反過來調(diào)整制度，讓其滿足稅會(huì)雙要求。
稅務(wù)上怎么說？
1、企業(yè)所得稅也有規(guī)定，企業(yè)實(shí)際發(fā)生的與取得收入有關(guān)的、合理的支出、包括成本、費(fèi)用、稅金、損失和其他支出，準(zhǔn)予在計(jì)算應(yīng)納稅所得稅額時(shí)候扣除。
其實(shí)關(guān)于實(shí)報(bào)實(shí)銷這種情況，實(shí)務(wù)上并沒有明確的規(guī)定。只是說允許扣除的費(fèi)用必須真實(shí)合理。但是真實(shí)合理這個(gè)就不好說了。前面為什么要求大家建立完整的出車制度，其實(shí)不就是在證明業(yè)務(wù)的真實(shí)合理嗎？如果就拿幾張油費(fèi)發(fā)票就處理了，這個(gè)可信度就沒有那么高了，被稅務(wù)局納稅調(diào)整的風(fēng)險(xiǎn)就大了。
具體來說，關(guān)于發(fā)票，這種報(bào)銷涉及發(fā)票有通行費(fèi)發(fā)票、加油票、停車票。制度應(yīng)該規(guī)定都憑票報(bào)銷，這樣避免做假行為，保證稅務(wù)檢查是對(duì)合理性的解釋。
因?yàn)榘l(fā)票真?zhèn)危_票日期會(huì)佐證出差的真實(shí)性，發(fā)票上有出差的時(shí)間和地點(diǎn)顯示。至于發(fā)票抬頭，通行費(fèi)發(fā)票基本是通用機(jī)打發(fā)票，沒法打公司抬頭，目前通行費(fèi)電子發(fā)票需要開具公司抬頭發(fā)票。停車票定額發(fā)票為主更莫法打。加油票必須打印成公司抬頭。
2、個(gè)人所得稅方面，這些費(fèi)用都是員工發(fā)生的與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)有關(guān)的費(fèi)用，和任職沒有關(guān)系，性質(zhì)等同于差旅費(fèi)，老師覺得完全不需要代扣個(gè)人所得稅。
因?yàn)橐詫?shí)際發(fā)生的費(fèi)用來報(bào)銷也不屬于國(guó)稅函2006年245號(hào)文中規(guī)定的取得的補(bǔ)貼收入，這僅僅是個(gè)人因公出差實(shí)際發(fā)生費(fèi)用的報(bào)銷而已。員工并未因此獲得收益。
但是請(qǐng)注意，這個(gè)也有地區(qū)執(zhí)行差異，
比如四川稅務(wù)，要求員工私人車輛用于公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，沒有簽訂租車合同或協(xié)議，直接報(bào)銷相關(guān)費(fèi)用，應(yīng)并入工資薪金所得，扣繳個(gè)人所得稅。所以對(duì)于這種方式處理，還是要做好和當(dāng)?shù)囟悇?wù)的提前溝通，特別是一些大型企業(yè)，私車公用較頻繁、涉及金額大的。
千萬不要聞稅色變
其實(shí)，稅務(wù)的有些規(guī)定其實(shí)主要還是為了堵塞稅收漏洞，比如這個(gè)私車公用的漏洞。
1、實(shí)報(bào)實(shí)銷方式，稅務(wù)局主要擔(dān)心的風(fēng)險(xiǎn)就是通過憑票報(bào)銷的方式發(fā)放人人有份的補(bǔ)貼，把工資變相的以這種方式發(fā)放，來規(guī)避個(gè)人所得稅。所有有了245號(hào)文的規(guī)定。而且在現(xiàn)實(shí)工作中，有時(shí)候也很難區(qū)分你到底是個(gè)人消費(fèi)還是公司費(fèi)用，特別是在證據(jù)鏈不足的情況下。
2、擔(dān)心虛報(bào)費(fèi)用的方式來增加公司經(jīng)營(yíng)成本，偷逃企業(yè)所得稅，比如用大量加油票來報(bào)銷，都是虛假業(yè)務(wù)。所有需要審核你的業(yè)務(wù)真實(shí)合理性。
但是我們不能因?yàn)檫@個(gè)就覺得正常的經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)制定制度報(bào)銷就都是不能操作的，都要扣個(gè)稅才對(duì)。
只要我們制度健全，費(fèi)用合理，出差業(yè)務(wù)證據(jù)充分，我們又不是變相發(fā)補(bǔ)貼，又不是違規(guī)亂報(bào)銷，那這種操作方式我覺得就能去和稅務(wù)溝通協(xié)調(diào)，獲得稅務(wù)的認(rèn)可，而不是說一言不合都不行，只要報(bào)銷就涉及個(gè)稅，這也是提醒財(cái)務(wù)人員溝通能力，體現(xiàn)財(cái)務(wù)價(jià)值的時(shí)刻。
這種處理方式的優(yōu)點(diǎn)：
完全可以兼顧公平，那個(gè)人用車多少就報(bào)銷多少，清晰明了。
這種處理方式的缺點(diǎn)：
相對(duì)復(fù)雜，實(shí)報(bào)實(shí)銷最麻煩的就是證明業(yè)務(wù)真實(shí)，因?yàn)樗杰嚬玫馁M(fèi)用很容易和個(gè)人消費(fèi)混為一談，所以在業(yè)務(wù)真實(shí)性上的證據(jù)鏈證明就很重要，有沒有相對(duì)固定的制度，票據(jù)是否真實(shí)有效，這些做不到位都可能導(dǎo)致稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，包括所得稅不能稅前扣除，個(gè)人所得稅未代扣代繳等
三、租車，簽訂租車協(xié)議的方式
好了，最后我們?cè)賮碚f說私車公用簽訂租賃合同的這個(gè)事情。
很多人一提到私車公用就說要簽訂租賃合同，要去代開發(fā)票。其實(shí)這僅僅是一方面，按照之前那兩種處理方式，我完全沒必要簽訂租賃合同啊，我的車都沒租給公司，都是臨時(shí)使用，一定期間的支配權(quán)都是我自己，晚上我就開回家了，我簽?zāi)情T子租賃合同呢?不是自找麻煩嘛，公司那么多人都這樣操作你財(cái)務(wù)不被罵死才怪！
我們來看看這個(gè)思路：
如果車是公司的，那好說，資產(chǎn)是公司的，公司的車你就不能亂支配，開回家，周末到處開著玩就不行，公司的車發(fā)生的費(fèi)用，包括保險(xiǎn)、油費(fèi)、停車費(fèi)、洗車費(fèi)等都可以據(jù)實(shí)報(bào)銷。折舊也可以在公司費(fèi)用列支。
公司沒有車，在租車行租一個(gè)車，在租賃期間內(nèi)，車的支配權(quán)是公司的，那使用期間的發(fā)生的與使用相關(guān)的過路費(fèi)、停車費(fèi)、洗車費(fèi)按照租賃協(xié)議規(guī)定憑借合法憑證可以據(jù)實(shí)報(bào)銷，這個(gè)完全沒有問題。但是與車輛相關(guān)的保險(xiǎn)、折舊那就不能報(bào)銷，因?yàn)榕c車輛權(quán)屬相關(guān)的費(fèi)用租車行已經(jīng)算到租賃費(fèi)里面了，你再報(bào)銷就不合理了。
那么公司對(duì)外租入一個(gè)車同公司租員工的車是不是一個(gè)道理？租法人的車是不是一個(gè)道理？
之前的兩種方式算不算租？我覺得不算，車輛支配權(quán)在租賃期不完全是公司的，怎么能算租呢，你自己的車周末就開出去踏青了。如果是租給公司，那就得下班就停放在公司，在租賃期間只能因公使用。如果這種也非要規(guī)定簽訂個(gè)租車協(xié)議讓員工去開發(fā)票，那平時(shí)怎么區(qū)分這個(gè)車用的油費(fèi)那些是他自己用的，那些是因租車用的？
所以，之前問題2中的法人的車，長(zhǎng)期停放公司使用，報(bào)銷的費(fèi)用，就可以參照簽訂租賃協(xié)議方式進(jìn)行，協(xié)議規(guī)定權(quán)利義務(wù)，報(bào)銷相關(guān)使用的費(fèi)用。而租賃費(fèi)部分，法人應(yīng)該憑合同代開增值稅發(fā)票給公司入賬。
協(xié)議怎么簽？這個(gè)沒有統(tǒng)一的格式，無非就是規(guī)定好租賃期間，費(fèi)用以及相關(guān)的權(quán)利義務(wù)。注意，不是你簽訂了協(xié)議就可以肆意妄為的報(bào)銷費(fèi)用了，合理性也很重要，什么是合理性？根據(jù)公司規(guī)模，車輛的正常行駛油耗一個(gè)月能用多少費(fèi)用，這個(gè)就是合理性。
這種處理方式的優(yōu)點(diǎn)：
稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)比較小，目前很多稅務(wù)局對(duì)私車公用的解答都是要求簽訂私車公用協(xié)議，然后據(jù)實(shí)報(bào)銷與車輛日常消耗相關(guān)的費(fèi)用。
這種處理方式的缺點(diǎn)：
大企業(yè)，每個(gè)人都涉及到用自己車出門辦事，可能涉及幾百號(hào)人都有，這種就有點(diǎn)不符合實(shí)際業(yè)務(wù)，有點(diǎn)為難財(cái)務(wù)人員了，一個(gè)車去簽訂個(gè)合同，還要讓員工去開發(fā)票，還涉及企業(yè)代扣代繳個(gè)人租賃業(yè)務(wù)所得稅，實(shí)操確實(shí)有點(diǎn)困難。
總結(jié)：
日常生活中，我們會(huì)遇到很多經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)類型，書本上很多時(shí)候都沒法找到標(biāo)準(zhǔn)答案，理論的東西子告訴我們大框架。
特別是在現(xiàn)在這種經(jīng)濟(jì)社會(huì)，業(yè)務(wù)模式多種多樣，新業(yè)務(wù)層出不窮，我們更要學(xué)會(huì)思考變通，不要以財(cái)務(wù)固有思維來卡死業(yè)務(wù)的發(fā)展，而是在業(yè)務(wù)的多元化下積極尋找財(cái)務(wù)的支持，盡量規(guī)避業(yè)務(wù)發(fā)展的風(fēng)險(xiǎn)。這也是管理會(huì)計(jì)的方向。提供決策支持。
對(duì)于私車公用這個(gè)話題，也不要一見一竿子打死。
必須簽訂租車協(xié)議，不然就不能扣除，必須扣個(gè)稅，必須去開發(fā)票之類的話，我們做財(cái)務(wù)的要多思考，找到一個(gè)行之有效滿足公司實(shí)際經(jīng)營(yíng)需求且又不產(chǎn)生稅法風(fēng)險(xiǎn)的做法，切記提前加強(qiáng)和稅務(wù)的溝通，獲得事前的共識(shí)！
企業(yè)要強(qiáng)化日常管理、規(guī)范財(cái)務(wù)和納稅核算，同時(shí)，要與主管稅務(wù)機(jī)關(guān)及時(shí)溝通，取得認(rèn)可。這樣才是一個(gè)財(cái)務(wù)應(yīng)該干的事情，這樣才能避免成為別人眼中的死腦筋。
注意：
以上的思考都是小編個(gè)人意見，實(shí)際中因?yàn)楦鞯囟悇?wù)機(jī)關(guān)管理松緊不一，對(duì)政策把握也不一，所以可能存在差異，文章的幾種做法僅做參考，目的是給大家提供一個(gè)思路。
